KVKK ve Gizlilik

Kapsam ve veri sorumluluğu

Bu metin, Stillwink web sitesini ziyaret edenleri, müşteri hesabı kullananları, yazılım veya entegrasyon hizmeti satın alanları ve destek için iletişime geçenleri kapsar. Bu kapsamdaki hesap, iletişim, fatura ve hizmet yönetimi işlemlerinin veri sorumlusu, Stillwink markası altında faaliyet gösteren Fatih Uludoğan’dır. İşletme adresi ve iletişim bilgileri bu sayfanın İşletme bilgileri bölümünde yer alır.

Hesap, abonelik, ödeme ve destek kayıtları Stillwink hizmetlerinin yürütülmesi için kullanılır. Mağazanın müşterilerine ait sipariş ve teslimat verileri ise mağazanın talimatları doğrultusunda gönderi işlemlerine konu olur. Mağaza, kendi müşterilerini bilgilendirmekten ve bu verileri hukuka uygun paylaşmaktan sorumludur.

Hangi veriler işlenir?

Hesap ve fatura bilgileri: ad veya ticari unvan, e-posta, telefon, fatura adresi ve gerekli vergi bilgileri. İşlem bilgileri: mağaza bağlantısı, seçilen plan, abonelik dönemi, ödeme durumu, işlem referansları ve iade kayıtları.

Destek bilgileri: talebinin içeriği, yazışmalar ve gönderdiğin ekler. Güvenlik bilgileri: oturum, IP adresi, tarayıcı bilgisi ve hesap üzerindeki işlem kayıtları. Destek mesajlarına gereksiz kişisel bilgi, kart numarası veya şifre eklememelisin.

Sendwink kullanıldığında mağazadaki sipariş, alıcı adı, teslimat adresi, iletişim ve takip bilgileri gönderi işlemleri için işlenir. Özel yazılım ve entegrasyon projelerinde ise bağlanan sistemlerin ve işin kapsamına göre müşteri tarafından sağlanan veriler işlenebilir. Projeye özel veri işleme kapsamı, ilgili hizmetin koşullarıyla birlikte değerlendirilir.

Amaçlar ve hukuki dayanaklar

Hesap açmak, mağaza bağlantısını kurmak, aboneliği yürütmek ve destek vermek için gerekli veriler, sözleşmenin kurulması veya yerine getirilmesi kapsamında işlenir (KVKK madde 5/2-c). Fatura ve mali kayıtlar, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi için tutulur (madde 5/2-a ve ç).

Uyuşmazlıkların çözümü ve talebin ispatı için gereken kayıtlar, hakların kullanılması veya korunması amacıyla işlenir (madde 5/2-e). Hesap güvenliği ve kötüye kullanımın önlenmesine yönelik işlemlerde, kişinin temel haklarını zedelememek şartıyla meşru menfaat dayanağı uygulanır (madde 5/2-f).

Bu metni okumak veya siteyi kullanmak açık rıza sayılmaz. Açık rıza gerektiren ayrı bir işlem varsa, amacı ve kapsamı belirtilerek ayrıca onay istenir.

Veriler nereden gelir, kimlerle paylaşılır?

Bilgiler; hesap ve ödeme formları, müşteri paneli, e-posta ve destek talepleri, bağlanan satış kanalları, kargo firmaları ve ödeme bildirimleri üzerinden elektronik olarak toplanır. Destek sırasında ilettiğin belgeler ilgili kayıtla ilişkilendirilebilir.

Seçtiğin satış kanalı ve kargo firmasıyla gönderi ve takip işlemlerinin gerektirdiği bilgiler paylaşılır. Kartlı ödemede PayTR, Shopify tarafından faturalandırılan aboneliklerde Shopify, ödemenin yürütülmesi için ilgili işlem bilgilerini alır. Stillwink, kart numaranı ve kart güvenlik kodunu saklamaz.

Google ile giriş seçeneğini kullanırsan, hesabını tanımak için Google tarafından sağlanan kimlik ve e-posta bilgileri işlenir. Barındırma ve e-posta hizmetlerinde gerekli veriler ilgili sağlayıcılarca işlenebilir. Yasal bir talep olduğunda, yetkili kamu kurumlarına talebin kapsamıyla sınırlı bilgi verilebilir.

Hizmetin kapsamına göre barındırma ve e-posta sağlayıcıları gerekli verileri işler. Stillwink uygulamasının yedekleri, uygulamanın barındırıldığı sunucuda tutulur. Müşteriye özel projelerde e-posta altyapısı, müşterinin tercihine göre Google hizmetleri veya yönetilen sunucu üzerinden sağlanabilir. Müşterinin sitesine talebi üzerine eklenen analitik araçları için veri işleme kapsamı, o sitenin kendi aydınlatma metninde ayrıca açıklanır.

Çerezler ve ziyaretçi ölçümü

Oturum açma, girişin hatırlanması ve isteklerin güvenli biçimde işlenmesi için gerekli çerezler kullanılır. Bunları tarayıcından silebilir veya engelleyebilirsin; bu durumda hesap ve ödeme işlevleri çalışmayabilir.

Stillwink’in kendi ziyaret ölçümünü açarsan sayfa görüntüleme, e-posta iletişim bağlantısı ve ürün başlangıcı tıklamalarının toplamları tutulur. Bu toplu ölçüm üçüncü taraf analitik hizmetlerine gönderilmez; IP adresi, ham URL ve e-posta adresi ölçüm etkinliğine kaydedilmez. Bu ölçüme ilişkin tercihin cihazında yerel olarak saklanır, 180 gün geçerlidir ve sayfa sonundaki Ölçüm tercihleri bağlantısından değiştirilebilir. E-posta tıklaması, alınmış bir talep veya satış olarak sayılmaz.

Google Analytics ve Microsoft Clarity henüz bu sitede kullanılmamaktadır. Bu araçlar devreye alınmadan önce işlenecek veriler, kullanım amaçları, saklama süreleri ve aktarım koşulları açıklanacak; gerekli rıza ve tercih yönetimi sağlanacaktır. Stillwink’in mevcut toplu ölçümüne verdiğin izin, ileride eklenecek araçlar için verilmiş bir izin sayılmaz.

Hesap işlemlerinde oturum ve yetki kontrolleri uygulanır. Kişisel verilerine erişim sağlayan giriş bağlantılarını ve mağaza erişim bilgilerini başkalarıyla paylaşmamalısın.

Yapay zekâ kullanımı

Yazılım geliştirme ve metin hazırlama çalışmalarında yapay zekâ araçlarından yararlanılır. Müşteri iletişimi için yapay zekâ destekli bir asistan henüz kullanıma alınmamıştır.

Müşteri iletişiminde böyle bir asistan kullanılmaya başlanmadan önce işlenecek veriler, sağlayıcı, işleme amacı, saklama ve aktarım koşulları ilgili kişilere açıklanır. Bu metin, müşteri mesajlarının gelecekte herhangi bir yapay zekâ hizmetine gönderilmesine açık rıza oluşturmaz.

Yurt dışına aktarım

Yurt dışındaki bir hizmete veri gönderilmesi veya oradan erişim sağlanması için KVKK madde 9 kapsamındaki koşulların karşılanması gerekir. Yeterlilik kararı veya uygun güvence gibi aktarım dayanağı, gerçek veri akışına göre belirlenmelidir.

Web sitesinin ve müşteri hizmetlerinin sunulması için gerekli hesap, iletişim ve işlem verileri, yurt dışındaki barındırma altyapısında saklanır ve işlenir. Hizmet verilerinin yedekleri de aynı yurt dışı sunucusunda tutulur; veri kaybı veya arıza halinde hizmeti geri yüklemek amacıyla kullanılır. Barındırma sağlayıcıları, verileri sunucu ve veri tabanı hizmetlerinin yürütülmesi amacıyla işler.

E-posta ve bağlanan platformlar üzerinden gerçekleşen yurt dışı aktarımları için de veri kapsamı, alıcı grubu, aktarım amacı ve geçerli aktarım dayanağı ayrıca belirlenmelidir. Sağlayıcının standart üyelik koşullarının kabul edilmiş olması veya siteyi kullanmak, KVKK madde 9 kapsamındaki aktarım koşullarının karşılandığı anlamına gelmez.

Saklama, silme ve hesap kapatma

Hesap, hizmet ve destek kayıtları, hizmet ilişkisi ve talebin sonuçlandırılması için gerekli olduğu sürece saklanır. Hizmet sona erdiğinde, devam eden ödeme veya uyuşmazlık işlemleri ile mevzuattan kaynaklanan saklama yükümlülükleri ayrıca değerlendirilir. Fatura, sözleşme ve uyuşmazlık kanıtlarına teknik kayıtların aşağıdaki kısa saklama süreleri uygulanmaz.

Müşteri hesabından veri kopyası veya hesap kapatma talebi iletebilirsin. Hesap kapatma tamamlandığında oturum erişimi kaldırılır; bu işlem bütün kayıtların otomatik olarak silindiği anlamına gelmez. Kişisel verilerin silinmesi talebi, ilgili kayıtların amacı ve devam eden saklama yükümlülükleri dikkate alınarak ayrıca sonuçlandırılır. Erişimin kaldırılması, verinin silinmesi veya anonimleştirilmesiyle aynı işlem değildir.

Teknik kayıtların otomatik temizlenmesi

Teknik kayıtlar için temizleme işi günde bir kez çalışacak şekilde planlanır. Aşağıdaki süre dolduğunda ilgili kayıtlar silinmek veya içerikleri azaltılmak üzere işleme alınır. Açık, incelemede olan ya da yeniden denenmesi gereken işlemler, tamamlanmış kayıtların silme kuralına dahil edilmez.

Mağaza bağlantısını bir hesaba bağlamaya ilişkin sonuçlanmış, iptal edilmiş veya süresi dolmuş talepler, son durum güncellemesinden 30 gün sonra silinir.

Tamamlanmış veya yeniden denenmeyecek entegrasyon olaylarının teknik kayıtları, ilgili tamamlanma veya son durum güncellemesinden 400 gün sonra silinir. Shopify üzerinden gelen ve tamamlanmış veri talepleri ile bunların işlem kanıtları, tamamlanma tarihinden 400 gün sonra silinir. Tekrarlanan bildirimlerin silinmiş verileri yeniden oluşturmasını engelleyen sınırlı eşleştirme kayıtları ayrıca korunur.

Gönderimi kalıcı olarak başarısız olmuş entegrasyon kayıtlarının ayrıntılı içeriği ve hata açıklamaları, son güncellemeden 90 gün sonra temizlenir; işlemin durum kaydı korunur. Sonuçlanmış Shopify bildirimlerindeki sağlayıcı yanıtları ve ham olay içerikleri de ilgili işlenme veya son güncellemeden 90 gün sonra temizleme kapsamına alınır.

Müşteri oturum kayıtları oluşturulmalarından 15 gün, müşteri giriş bağlantısı ve hesap seçimi kayıtları 1 gün geçtikten sonra günlük temizlikte silinir. Bunlar kayıtların saklama süreleridir; giriş bağlantılarının ve oturumların kullanılabileceği süreler daha kısa olabilir. Yönetici giriş kayıtları da kendi geçerlilik süreleri dolduğunda temizlenir.

Yedeklerdeki veriler

Stillwink uygulamasının veri tabanı yedekleri günlük olarak planlanır ve şifreli tutulur. Her başarılı yedeklemede en yeni 14 tamamlanmış yedek korunur; daha eski tamamlanmış yedekler silinir. Bu sınır yedek sayısıdır: aynı gün birden fazla yedek alınması veya yedeklemenin kesintiye uğraması, kapsanan gün sayısını değiştirir.

Aktif sistemden silinen bir veri, silme işleminden önce alınmış yedeklerde bu yedekler döngüden çıkana kadar bulunabilir. Yedekler olağan müşteri işlemleri için kullanılmaz; arıza veya veri kaybından dönüş amacıyla tutulur. Yedekten dönüşte, daha önce sonuçlandırılmış silme talepleri yeniden kontrol edilerek uygulanır.

Buradaki otomatik süreler ve yedek döngüsü Stillwink uygulamasını kapsar. Müşteriye özel proje dosyaları, e-posta arşivleri ve yönetilen müşteri sunucuları için saklama ve yedekleme kapsamı, ilgili hizmetin yazılı koşullarında ayrıca belirlenir.

Hakların ve başvuru yolu

KVKK madde 11 kapsamında; verilerinin işlenip işlenmediğini, kullanım amacını ve aktarıldığı kişileri öğrenebilir, eksik veya yanlış bilgilerin düzeltilmesini ve koşulları oluştuğunda silinmesini isteyebilirsin. Düzeltme veya silmenin alıcılara bildirilmesini, yalnız otomatik analiz sonucunda aleyhine oluşan sonuca itiraz etmeyi ve hukuka aykırı işlemden doğan zararının giderilmesini talep edebilirsin.

Talebini, daha önce bize bildirdiğin ve sistemimizde kayıtlı e-posta adresinden merhaba@stillwink.com adresine iletebilir veya İşletme bilgileri bölümündeki adrese Fatih Uludoğan adına yazılı başvuru gönderebilirsin. Başvurunu Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’deki kimlik, iletişim ve talep bilgileriyle hazırlamalısın; yazılı başvuru imzalı olmalıdır. Başkasının verisini paylaşmamak için gerektiğinde kimlik veya temsil yetkisi doğrulaması istenebilir.

Başvuruların en geç 30 gün içinde yanıtlanması esastır. İşlem ayrıca maliyet gerektirirse yalnız Kurulun belirlediği tarife uygulanabilir. Yanıtın yetersiz olması, talebin reddi veya süresinde yanıt verilmemesi halinde Kurula şikâyet hakkın saklıdır. Mevzuatın tanıdığı diğer başvuru yöntemleri de saklıdır.